Funderar din klubb på att arrangera en freestyle-, heelwork to music eller teamwork to music tävling? Här får ni en massa bra tips inför tävlingen!
Officiell eller inofficiell?
Oavsett om ni ska ha en inofficiell eller officiell tävling så försök komma igång med planeringen i så god tid som möjligt (ansökan för officiell tävling ska göras minst 6 månader i förväg). När det gäller utomhustävlingar i freestyle/heelwork to music (HtM)/teamwork to music (TtM) så är det givetvis svårt att planera hur vädret kommer vara på tävlingsdagen. Ta det säkra före det osäkra och försök tänka på att ni ska ha tillgång till tält för musikanläggning och till domarna.
Detta bör ni fundera på inför första planeringen
- Tävlingsdatum, försök att inte lägga tävlingen samma dag som andra freestyle/HtM/TtM tävlingar i närheten
- Vilka klasser som ska arrangeras
- Tävlingsplatsen, boka hallen/planen eller platser
- Hur många funktionärer som behövs och vilka som finns att tillgå
- Domare tillfrågas (minst två)
- Tävlingsledare tillfrågas, klubben kan numera själva utbilda en tävlingsledare via shfk.se
- När det gäller officiella tävlingar ska ansökan om tävlingen vara Svenska Hundfreestyleklubben (SHFK) tillhanda senast 6 månader innan tävlingsdagen. Ansökan görs via www.hundaktiv.se
- När det gäller inofficiella tävlingar behöver man inte ansöka någonstans – det är bara att köra!
- Vill ni arrangera Agria Freestyle Elite Challange - kval ansöker ni om detta hos SHFK.
- Gör en preliminär budget (= vad man tror kommer in när det gäller pengar och vad som man tror kommer att kosta och hur mycket)
- Titta även gärna på SHFKs checklista för tävlingsarrangörer på shfk.se
Inbjudan
Är det en officiell tävling kommer den att utlysas (stå med) på hundaktiv.se under kommande tävlingar. Sen är det förstås alltid bra att annonsera på klubbens hemsida, i en ev. klubbtidning och Sveriges Hundungdoms kalender. Har man tid och plats för många deltagare bör man vara ute i god tid även med inbjudan. Om man av någon anledning vill begränsa antalet deltagare måste det stå i inbjudan att arrangören förbehåller sig den rätten.
I inbjudan bör detta stå med:
- Datum, tid (om det t.ex. är halvdagstävling) och tävlingsplats
- Vilka klasser (freestyle/HtM/TtM och klass/klasser)
- Domare
- Tävlingsavgift
- Tävlingsledare
- Kontaktuppgift för mer information
- Uppgift om hur/var anmälan ska skickas och kontonummer för tävlingsavgift
- Sista anmälnings- och betalningsdag (normalt 3 veckor före tävlingsdatum)
- Om tävlingen är begränsad (i antal starter)
- Tävlingsbanans underlag (och storlek om det inte är enligt bestämmelserna)
- Klasser med AFEC-kval
Budget
Tävlingsavgiften för freestyle/HtM/TtM får arrangören själv bestämma storleken på. Förutom tävlingsavgifterna är det eventuell försäljning av kaffe och dryck mm som kan finnas på plussidan. När budgeten ska räknas ut blir det ofta en gissningslek; hur många tävlande blir det? Som arrangör kan man också försöka hitta sponsorer som kan bidra med bland annat priser. Det som kostar är domarna och tävlingsledaren i form av reseersättning, arvode, domarpresent och utgifter för mat/fika samt eventuellt boende. Till utgifterna får man också räkna hyra för musikanläggning, rosetter, priser och eventuell tävlingsplan/inomhushall.
PM
När anmälningstiden har gått ut och man vet hur många tävlande det blir är det dags att planera tävlingsdagen lite noggrannare. Tidsprogram kan sättas och ett PM skrivas. Domarna bör meddelas om hur många ekipage som anmält sig till varje klass.
Ett PM bör innehålla:
- samlingstid och om startordningen lottas på plats
- namn på domarna och vilka som dömer vilka klasser
- namn på tävlingsledare
- vilket format musiken ska lämnas in på
- påminnelse om vaccinationsintyg, registreringsbevis/tävlingslicens och att giltigt medlemskort (för föraren) ska tas med
- informera om det finns möjlighet att köpa fika, mat och dryck
- vägbeskrivning
- namn, telefonnummer och e-postadress till tävlingsansvarige
- information om vad som gäller om en tävlande inte kan starta när det gäller återbetalning av avgiften
PM:et kan med fördel skickas ut via e-post till deltagarna och läggas ut på hundaktiv.se
Om man har utlyst tävlingen som begränsad och antalet anmälningar överstiger det antal man kan/vill ta emot, måste man lotta bland de anmälda. De som inte kan beredas plats kan få reservplatser och då ska det i reservernas PM skrivas hur långt före tävlingsdagen man kan få besked om eventuell start, det brukar röra sig om två-tre dagar före tävlingsdagen. Om en anmäld som hamnat på reservplats inte vill ha kvar sin plats brukar man betala tillbaka hela avgiften. Avgiften ska också betalas tillbaka för dem som inte kunde beredas plats.
Material
- Domarprotokoll samt resultatlistor
- Plastband för att markera tävlingsbanan/-banorna
- Musikanläggning samt högtalare
- Ev. speakeranläggning
- Tält till domarna vid utomhustävling
- Bord och stolar till domare och ev. andra funktionärer
- Startlista, om startordningen inte lottas på plats
- Blankett som gäller för oacceptabelt beteende och för hund som förvarats olämpligt samt för protest (finns på www.shfk.se)
- Reseräkning att ge till domare/tävlingsledare
Domare
Det ska vara fler än en domare på freestyle/HtM/TtM tävlingar och det kan vara svårt att hitta domare, så var ute i god tid och skriv avtal med de domare som tackar ja. Aktuella listor på auktoriserade domare finns på shfk.se I avtalet bör det framgå vilken/vilka klasser som domaren ska döma och även vilken ersättning som blir aktuell. Det senare brukar vara bilersättning samt domararvode. Om man har domare som har lång resväg ska man kunna ordna och betala för boende om domaren/domarna så önskar. Det ska vara ett boende som håller normal vandrarhemsstandard. Dessutom ska domarna erbjudas fika och eventuellt andra måltider under tävlingsdagen, glöm inte att fråga efter ev. specialkost. Det är också bra om ni frågar om domarna vill ha skrivare eller om de hellre skriver själva.
Tävlingsledare
Ska vara auktoriserad och liksom domaren är det bra att vara ute i god tid med att boka en. Man kan ha olika tävlingsledare för olika klasser. Det är tävlingsledaren som har det yttersta ansvaret för hur tävlingen genomförs. Tävlingsledaren bör hålla sig ajour med alla nyheter på shfk.se Tävlingsledaren eller någon annan ansvarig från arrangörshåll ska också ta hand om domarna och se till så att de har det de behöver. Om det är många tävlande måste man ge domarna en eller ett par kortare pauser. Det kan vara bra om tävlingsledaren har en eller ett par personer att dela sitt arbete med. Det kan t ex vara en som tar emot de tävlande och prickar av dem samt samlar in musiken. En annan kan ansvara för att rätt ekipage kommer in i ringen vid rätt tidpunkt – en inropare. Efter tävlingen ska tävlingsledaren se till att domarna har skrivit under alla domarprotokoll samt resultatlistan (de exemplar som klubben ska behålla själva). Om inte tävlingen har körts online så ska resultaten laddas upp på hundaktiv.se, även detta är tävlingsledarens ansvar. Klubben ska även behålla en resultatlista och adresslista över deltagarna, dessa ska sparas i minst två år. För inofficiella tävlingar, som Klubbmästerskap, behåller klubben resultatlistan själv.
Skrivare och andra funktionärer
Som arrangör bör man erbjuda domarna varsin skrivare, även om många domare avböjer och helst skriver själva. På tävlingar som har många deltagare är det bra om man kan ha en funktionär som med jämna mellanrum samlar in tävlingsprotokollen. Då kan tävlingsledaren och tävlingssekretariatet börja skriva in resultaten, vilket gör att prisutdelningen kan hållas utan lång väntetid. Det är också bra med någon ordningsam person som ansvarar över priser och prisutdelningen.
Musikansvarig
En discjockey eller musikansvarig behövs. Det är bra om musikanläggningen testas i förväg och även att den inlämnade musiken kan testköras så att man vet att de tävlandes musik fungerar. DJ:n och tävlingsledaren ansvarar för att de tävlande får tillbaka sin musik när tävlingen är avslutad.
Speaker
Freestyle/HtM/TtM tävlingar är publiksporter och därför är det roligt om man har en speaker som kan berätta lite om varje tävlande och även ”underhålla” publiken mellan tävlingsekipagen. En aktuell poängställning är alltid intressant att löpande kunna delge de tävlande och publik.
Dagarna samt dagen och timmarna före tävlingen
- Förbereda domarprotokoll och resultatlistor
- Gör i ordning domarpärmar för domarprotokollen. Lägg gärna med ett par pennor samt aktuella tävlingsbestämmelser och kladdpapper
- Spana in väderprognoserna om det är utomhustävling. Är det mycket regn och blåst dagarna innan tävlingen, måste tävlingsbanans skick kollas noggrant
- Samla ihop eventuella priser till prisbordet samt domarpresenter
- Sätt upp tält som behövs samt bord och stolar till domare och övriga funktionärer
- Kolla att musikanläggningen och att all annan teknik fungerar
- Märk ut tävlingsbanan med plastband eller annan markering
- Förbered hur samlingen ska gå till och vem som ska prata, fråga också om domarna vill säga något till de tävlande före tävlingen
- Tänk igenom om det ska vara en gemensam banvandring för de tävlande och hur lång tid de ska få eller om varje klass ska ha en egen banvandring
- Finns det något bra ställe för de tävlande att byta om på? Ofta brukar det lösa sig men om det finns något rum i en klubbstuga är det bra att upplysa de tävlande om det vid samlingen
Efter tävlingen
Kolla att domarna har skrivit under domarprotokollen och så snart resultatlistan är utskriven och kontrollerad; be alla domarna skriva under den. Försök hålla prisutdelningen så snart som möjligt efter tävlingen. I början av prisutdelningen bör eventuella sponsorer tackas samt också den som lånat/hyrt ut mark, planer och/eller inomhushall till tävlingen. Därefter tackas domarna och andra funktionärer och alla tävlande. Vid prisutdelningen får de tävlande ett exemplar av varje domarprotokoll och eventuella priser.
- Resultaten för officiella tävlingar ska rapporteras via hundaktiv.se senast 8 dagar efter avslutad tävling.
- Vid AFEC kval ska ett foto på kvalade ekipage skickas till SHFK.
- Kolla vilka som är aktuella för återbetalning och betala tillbaka tävlingsavgiften för dem som har rätt till det.
- Betala ut reseersättning samt arvode till domarna och tävlingsledaren.
Pusta ut och njut av att ni genomfört en lyckad freestyletävling!
Läs mer om freestyle, heelwork to music och teamwork to music och hitta tävlingar