Års- och fullmäktigemöten under 2021

Möjlighet att skjuta upp årsmötet

Föreningskommittén har beslutat att klubbar som samlar färre än 3 000 medlemmar får skjuta upp sina års- eller fullmäktigemöten till 2022 förutsatt att:

• klubben haft ett årsmöte under 2020 som avhandlat verksamhetsåret 2019
  och
• revisorerna har lämnat en revisionsberättelse utan några anmärkningar på styrelsens förvaltning under 2020.

Om klubben uppfyller kraven ovan ska års- eller fullmäktigemöte ändå genomföras på begäran av:

• 1/3 av medlemmarna (delegaterna vid fullmäktigemöte)
• närmast överordnad klubb i organisationen eller SKK
• föreningens revisorer

Beslut om att skjuta upp års- eller fullmäktigemötet ska fattas och delges medlemmarna så fort som möjligt, men senast den 15 maj. Klubben kan även ändra beslutet före den 15 maj.

En vägledning för de klubbar som valt att skjuta upp sina möten finns att ta del av via den här länken. I vägledningen finns även information om hur man hanterar det närmast efterföljande mötet.

Ett beslut om att ställa in årsmötet innebär att samtliga mandattider i styrelsen automatiskt förlängs med ett år. Om styrelsen beslutar att ställa in årsmötet 2021 ska årsmötet 2022 genomföra de val som skulle ha skett året dessförinnan.

Att genomföra årsmöten under 2021

Oavsett vad respektive medlemsorganisations stadgar ställer för krav på års- och fullmäktigemöten har Föreningskommittén beslutat att följande ska gälla för alla klubbar inom SKK-organisationen under 2021.

• Den senaste tidpunkten att genomföra års- eller fullmäktigemöte är den 30 juni 2021. SKKs specialklubbar ansvarar för att samordna de möten som ska ske inom den egna organisationen och har rätt att fatta beslut om att underordnade klubbar ska hålla sina möten vid en tidigare tidpunkt.

• Kallelse till års- eller fullmäktigemöte ska ske via e-post och hemsida och utfärdas senast 21 dagar före mötet. Föreningskommittén rekommenderar SKKs medlemsorganisationer att uppmana medlemmar att skicka in e-postadresser för att möjliggöra kallelse.

Digitala års- och fullmäktigemöten

SKK uppmanar sina medlemsorganisationer att själva arrangera digitala års- och fullmäktigemöten. Medlemsorganisationerna är fria att själva besluta om formerna för mötet förutsatt att de grundläggande krav som listas nedan är uppfyllda och att mötet genomförs i enlighet med klubbens stadgar undantaget nedan dispenser.

Digitala årsmöten

Grundläggande krav:

• En beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras ska tillsammans med möteshandlingar, inklusive valberedningens förslag, publiceras på klubbens hemsida eller skickas via e-post till samtliga medlemmar senast tio dagar före mötet.

• Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd.

• Protokollet ska innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Dispenser:

• Det är tillåtet att kräva att medlemmar i förväg anmäler sitt deltagande vid årsmötet. Beslutet gäller endast digitala årsmöten under 2021 och föranmälan får som tidigast stänga sju dagar före mötet. Hänvisning till föranmälan ska finnas med i kallelsen.
  
  
• Det är tillåtet att separera val av justerare och rösträknare så att dessa inte är samma personer.
  
  
• Den möjlighet som tidigare fanns till förenklade årsmöten har tagits bort i enlighet med Föreningskommitténs beslut

Digitala fullmäktigemöten

Grundläggande krav:

• En beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras ska tillsammans med möteshandlingar skickas via e-post till samtliga mötesdeltagare tillsammans med kallelsen.
  
  
• Protokollet ska innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Dispenser:

• Närvarorätt vid mötet är begränsad och tillkommer (förutom för delegaterna) styrelsen, valberedningen, revisorer, av klubben anställd personal, motionärer, mötets ordförande och oberoende rösträknare.
  
  
• Vid digitala fullmäktigemöten får styrelsen, efter samråd med sina medlemsorganisationer, besluta att varje medlemsorganisation ska utse en delegat som bär samtliga röster och en ersättare till den utsedde delegaten.

Vad kan SKK hjälpa till med?

Som stöd till de klubbar som arrangerar digitala möten kommer Föreningskommittén under december att publicera arbetsordningar för digitala årsmöten och digitala fullmäktigemöten som genomförs via videokonferens. Arbetsordningen ska inte ses som ett regelverk, utan ett stöd i arbetet med årsmötet.Under januari kommer ett antal diskussionsforum kring arbetsordningarna att hållas för arrangerande klubbars styrelser.

Föreningskommittén kommer i samarbete med Studiefrämjandet även att erbjuda mötesfunktionärer och mötesdeltagare utbildningar i digital mötesteknik i början av 2021.

Som komplement till möjligheten att själv arrangera digitalt årsmöte erbjuder SKK tre avgiftsbelagda digitala mötestyper:

• Digitalt årsmöte till en kostnad av 7 500 kronor
• Digitalt fullmäktigemöte till en kostnad av 7 500 kronor

Fysiska årsmöten

Föreningskommittén ser inte att det för tillfället är möjligt att genomföra fysiska årsmöten. Om förutsättningarna ändras kommer en utgångspunkt för sådana möten vara att ta hänsyn till de personer som inte kan eller vill delta på plats genom att bereda dem möjlighet att delta i föreningsdemokratin på annat sätt. Kommittén återkommer med vägledning om och när situationen i samhället förändras.