Lathund för digitalt årsmöte via videokonferens

Den här lathunden kommer att omarbetas fortlöpande under december och januari.

Inför mötet

Det är viktigt att styrelsen känner ansvar för mötet och agerar därefter, särskilt om mötet genomförs på ett sätt som är ovant för medlemmarna. Värdskapet för mötet fortsätter även om man i samband med valen har lämnat sin styrelsepost.

Välj mötesverktyg

För att genomföra ett årsmöte via videokonferens krävs ett verktyg för ändamålet, exempelvis något av alternativen nedan. Eftersom det finns möjlighet att kräva föranmälan till mötet kan styrelsen bedöma vilken licens som behövs för mötet. Eftersom det går bra att teckna licens för en kort period handlar det om en mycket liten kostnad för klubben.

• Google meet
  En tjänst som fungerar bra för den som är van vid Googles gränssnitt. Google meet tillåter i den kostnadsfria versionen att upp till 100 personer deltar i högst en timme. För att ha längre möten eller fler deltagare krävs att någon av deltagarna har en licens, priserna startar kring 50 kr/mån (utan bindningstid).
• Zoom
  Större möjligheter till olika anpassningar av mötet än Google meet och även stöd för möten med fler deltagare. Tjänsten kostar pengar om man ska ha sammanträden som är längre än 40 minuter. För knappa 200 kronor per månad (utan bindningstid) får man en licens som täcker föreningens behov. SKK har valt att använda sig av Zoom i allt större utsträckning, mestadels på grund av ljudkvaliteten som av många upplevs som bättre än hos konkurrenterna.

• Microsoft Teams
  Microsofts motsvarighet till Google meet. Kostnadsfritt för möten upp till 60 minuter med max 100 användare. Har föreningen redan en licens för Office 365 ingår Teams utan extra kostnad. En licens kostar strax över 50 kr/månad (utan bindningstid) och då ingår förutom Teams även webbversioner av Officepaketet.

Tänk på att välja det verktyg som ni kan mest om i styrelsen. Att vara väl förtrogen med mötesverktyget lämnar mer tid åt att koncentrera sig på vad som faktiskt avhandlas i själva mötet. Det kan också vara idé att kolla vilka kunskaper den mötesordförande som valberedningen tänker föreslå har i respektive verktyg.

Vilka mötesfunktionärer behövs?

Ett digitalt årsmöte kräver sedvanliga mötesfunktionärer, det vill säga en ordförande, en protokollförare och justerare. Därutöver krävs förmodligen en eller två rösträknare för eventuella slutna voteringar – du kan läsa mer om den funktionen nedan.

Vad avser mötesordförande måste styrelsen och valberedningen ha en nära dialog. Det ingår i valberedningens uppdrag att föreslå en person som mötesordförande men det är styrelsen som beslutar om mötets genomförande. För att hitta rätt person krävs att styrelsen i ett tidigt skede involverar valberedningen i mötesplaneringen. Valberedningens förslag ska presenteras för medlemmarna tio dagar före mötet vilket innebär att valberedningen ska överlämna förslaget till styrelsen dessförinnan. Det innebär att förslaget måste vara klart några dagar tidigare än vanligt.

Eftersom ett digitalt årsmöte innebär vissa nya moment och tekniska frågor kan det också vara bra om styrelsen utser en person eller arbetsgrupp inom eller utom sig med huvudansvar för årsmötet. Det är också bra om styrelsen eller arbetsgruppen utser en person som kan fungera som tekniskt ansvarig såväl inför som under mötet.

Kallelse

Under 2021 har Föreningskommittén beslutat att kallelse till årsmöte ska ske som senast 21 dagar före mötesdagen via hemsida och e-post. Vid ett digitalt årsmöte har kommittén beslutat att det är tillåtet att kräva föranmälan till årsmötet och att anmälningsförfarandet ska beskrivas i kallelsen. Föreningskommittén har även beslutat att beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras tillsammans med möteshandlingarna ska publiceras på klubbens hemsida eller skickas via e-post till samtliga medlemmar senast tio dagar före mötet.

Det kan också vara bra att redan vid kallelsen kortfattat redogöra för hur mötet kommer att genomföras, även om den detaljerade redogörelsen inte måste lämnas till mötesdeltagarna förrän 10 dagar före mötet. Gör styrelsen bedömningen att medlemmarna behöver mycket hjälp med tekniken kan det finnas anledning att arrangera att ”testmöte” där alla får möjlighet att koppla upp sig till en videokonferens.

OBS! När kallelsen mejlas ut – var säker på att lägga alla mottagare under ”anonym kopia” eller liknande i det verktyg ni använder för e-post. Om alla läggs i det vanliga mottagarfältet kommer medlemmar att kunna se varandras e-postadresser vilket i regel inte är tillåtet med hänsyn till dataskyddsförordningen. Ett alternativ kan vara att använda en tjänst för e-postutskick.

Föranmälan

Det ska vara enkelt för medlemmar att anmäla sitt deltagande, men man måste kunna förvänta sig att medlemmarna kan hantera grundläggande och enkla digitala tjänster.

För att ta in anmälningar kan man exempelvis använda sig av e-post eller någon enklare enkättjänst, som Google-forms. Enkätverktyg är att föredra då de i regel producerar ett färdigt kalkylark med de svar som inkommit. E-post kan upplevas som enklare men kan innebära lite mer administrativt arbete för den som tar emot anmälningarna.

Ni ska inte samla in fler uppgifter än nödvändigt, namn, medlemsnummer och e-postadress bör vara tillräckligt. Har klubben en personuppgiftspolicy eller motsvarande dokument bör den innebära att ni har rätt att hantera personuppgifter på det sätt som krävs för att möjliggöra anmälningsförfarandet och det efterföljande årsmötet. Det finns mer att läsa om GDPR via den här länken.

Om ni känner er osäkra kan ni testa att ta kontakt med Studiefrämjandet på er ort – de kan eventuellt erbjuda hjälp med anmälningsförfarandet.

Möteshandlingar

Ett krav från SKKs sida är att möteshandlingarna finns senast tio dagar före mötet. Möteshandlingarna bör efter att anmälningstiden för mötet har gått ut även mejlas ut till de som anmält närvaro på det kommande årsmötet.

Anger klubbens stadgar andra tider för publicering av möteshandlingar gäller Föreningskommitténs beslut före den i stadgarna angivna tiden. Det kan också finnas anledning att påminna revisorer och valberedning om att deras berättelse och förslag behöver vara klara i sådan tid att styrelsen kan infoga dem i befintliga möteshandlingar och publicera dem.

Möteshandlingarna kan antingen publiceras på klubbens hemsida eller skickas via e-post till medlemmarna. Läggs dokumenten ut på hemsidan kan det vara bra om de åtminstone kan lösenordskyddas. Om klubben mejlar ut möteshandlingarna kan det vara praktiskt att ladda upp dem på exempelvis Google Drive och istället mejla en länk för att slippa bifoga stora filer.

Beskrivning av mötesmetoden

Samtidigt som handlingarna ska vara klara ska klubben även kunna redogöra för hur mötet kommer att genomföras. Den information som ska finnas med bör åtminstone innehålla information om:

• vilket verktyg för videokonferens som kommer att användas samt kortfattade tekniska instruktioner för deltagaren
• tiden då mötet startar
• hur man begär ordet i mötet
• hur man fattar beslut i mötet

Mötets genomförande

Mötet genomförs i grund och botten på samma sätt som ett fysiskt årsmöte, det vill säga genom att dagordningen gås igenom från första till sista punkt under ledning av mötets ordförande. Några potentiella fallgropar finns dock i den sedvanliga dagordningen medan vissa saker går att göra bättre i ett digitalt möte.

Att begära ordet

Hur man begär ordet i mötet bör styrelsen fundera över i god tid före mötet. Mötesdeltagarna bör veta vad som gäller innan mötet startar. Det går att hantera saken på olika sätt som i grund och botten mest är beroende av styrelsens och mötesordförandes tekniska kunnande. Antingen använder man sig av de tekniska hjälpmedel som står till buds i och med att mötet genomförs som videokonferens, eller så gör man på ett mer traditionellt sätt.

• Via mötesverktyget
  Verktyg för videomöten innehåller normalt en funktion för att ”räcka upp handen” som kan användas för att begära ordet. Ska man använda den här lösningen är det viktigt att mötesordförande behärskar verktyget någorlunda eller att uppdraget att sköta talarlistan kan anförtros någon annan av mötesdeltagarna.

• Med analog metod
  Som alternativ till att räcka upp handen i videmötet kan man använda sig av en kombinerad deltagar- och talarlista. Styrelsen skickar efter anmälningstiden ut en deltagarlista där samtliga deltagare fått ett nummer. Den deltagare som vill begära ordet ropar sitt nummer varpå mötesordförande sätter upp denne på en talarlista.

Att fatta beslut

Acklamation

De flesta beslut under ett årsmöte fattas med acklamation, alltså genom att mötesdeltagarna bekräftar den fråga mötets ordförande ställer med ja-rop. Acklamation fungerar bra även i samband med videokonferens, men det är viktigt att mötesordförande i så fall frågar mötet om det finns ”någon däremot”. Det är enkelt att uppfatta ja-rop i videokonferensen, men svårare att notera hur många som inte svarar alls.

Öppen votering

Öppen votering är huvudregel när votering behöver genomföras i någon fråga. Likt talarlistan kan man här välja att använda sig av det verktyg som används för videokonferensen för att genomföra öppna voteringar. Mötesdeltagarna kan exempelvis ombes att markera en symbol för bifall eller avslag i samband med att mötesordförande ställer proposition. Tänk på att det kan finnas deltagare i mötet som saknar rösträtt men ändå kan ”rösta” i videokonferensen. Det kan ha påverkan på den marginal mellan bifall och avslag som krävs för beslut.

Ett annat sätt att genomföra öppen votering liknar den analoga metoden för närvarokontroll. Mötesordförande eller rösträknaren ropar upp namnen på röstlängden, antecknar respektive röst och redovisar därefter resultatet.

Sluten votering

Att genomföra slutna voteringar är den stora utmaningen med att genomföra årsmöten via videokonferens. SKK har ställt det grundläggande kravet att de klubbar som arrangerar digitala årsmöten ska redovisa i mötesprotokollet hur eventuella slutna voteringar kunnat genomföras med bibehållen valhemlighet.

Även om det inte hör till vanligheterna att frågor avgörs genom sluten votering finns alltid möjligheten att så blir fallet och styrelsen måste ha en plan för att genomföra voteringen. Enligt SKKs typstadgar ska sluten votering genomföras om någon föreslår det och mötet därefter beslutar i enlighet med förslaget. Undantaget är personval där det räcker att en mötesdeltagare yrkar på sluten votering för att så ska bli fallet.

Det finns många tekniska verktyg som kan fungera som stöd för omröstningar, men få av verktygen är möjliga att använda på ett sätt som medför att samtliga mötesdeltagare är anonyma och att ingen kan rösta mer än en gång. Vid ett digitalt årsmöte finns därför möjlighet att mötet utser en eller två rösträknare på förslag från styrelsen. Den eller de rösträknare som mötet väljer ska arbeta under strikt tystnadsplikt. Personer som kan vara lämpliga som rösträknare kan vara klubbens revisorer, en representant för överordnad klubb eller en utomstående person utan kopplingar till klubben.

Den grundläggande metod som SKK kommer att acceptera för slutna voteringar är att den av mötet valda rösträknaren tar emot e-poströster från mötesdeltagarna och därefter sammanställer och meddelar resultatet för mötesdeltagarna. Under den tid det tar rösträknaren att sammanställa rösterna får mötet ajourneras.

Metoden kan vidareutvecklas till att rösträknaren använder ett verktyg för att ta emot röster antingen i eller utanför videokonferensen eller rösträknarna ersättas med ett digitalt verktyg som erbjuder möjlighet till sluten votering.

Om rösträknaren vill använda ett enkät- eller omröstningsverktyg finns det en uppsjö att välja bland. En viktig sak att ta i beaktande är risken för att deltagarna alltför enkelt kan rösta flera gånger, i de allra flesta tjänster räcker det att radera alla cookies för att få möjligheten att rösta ytterligare en gång.  För att undkomma problemet måste tillgången till enkäten styras av till exempel e-postadress. Ett annat alternativ är att rösträknaren ger samtliga deltagare en slumpad röstningskod som deltagaren anger när hen lägger sin röst.

För att rösträknaren helt ska kunna ersättas med ett digitalt verktyg krävs följande:

• Endast de personer som finns upptagna på röstlängden ska ha möjlighet att rösta
• Det ska gå att säkerställa att verktyget inte tillåter fler än en röst per mötesdeltagare
• Det får inte gå att spåra om eller hur en enskild medlem har röstat

Det system som vi i dagsläget vet uppfyller kraven är VoteIT som SKK bland annat kommer att använda i samband med Kennelfullmäktige. Men VoteIT är relativt komplicerat och anpassat för betydligt mer omfattande användning än som omröstningsverktyg. SKK har en egen VoteIT-portal som det finns möjlighet att använda sig av för den som vill testa, skicka ett mejl till fk@skk.se för att anmäla intresse.

För de klubbar som abonnerar på styrelseportalen från Reduca finns även en möjlighet att använda verktyget ”votering”. Funktionen kommer att uppdateras tidigt under 2021 för att möjliggöra anonymiserade resultat i voteringar.