Inledning
Press och PR till allmänheten
Pressreleaser
Affishering
Myndigheter, organisationer och sponsorer
Information till utställare / PM för utställningen
Annonser i utställningskatalogen
Information på utställningen
Information efter utställningen
Vad pressinformation bör innehålla
Bilagor
Inledning
Utställningsverksamheten ger oss möjlighet till publicitet och möjlighet att locka till oss nya medlemmar. Marknadsföringen är dessutom speciellt viktig vid inomhusutställningar, detta för att locka till sig ett tillräckligt antal besökare. Tilltänkta valpköpare är en stor målgrupp som vi når via utställningarna. Målgrupperna för vår information inför utställningar kan sägas vara två:
1) Utställarna. Vi vill berätta att det är dags att anmäla - vi vill ha så många hundar som möjligt anmälda.
2) Allmänheten. Vi vill berätta att det snart blir utställning vilket innebär en möjlighet att se många olika hundraser – underförstått: kom och titta på alla hundar.
Eftersom dessa grupper behöver olika information får vi arbeta med olika typer av information och budskap, beroende på vem vi vänder oss till.
På ett tidigt stadium bör de som arbetar med press alternativt den pressansvarige informera sig om vilket ekonomiskt utrymme som finns, hur mycket är avsatt i budget. Ett annat alternativ är att presentera ett kostnadsberäknat förslag för styrelsen på vad ni vill göra.
Tidskriften Hundsport har stor genomslagskraft hos den redan hundintresserade och genererar ofta ett stort antal besökare till utställningarna i tätorten. InternetHemsidor och Facebook är ett kostnadseffektivat medium som tillhandahåller snabb och aktuell information.
Press och PR till allmänheten
Att bearbeta lokalpressen kan vara svårt. Tyvärr är hundsport och hundutställningar ett relativt okänt fenomen bland journalister - man har inte kunskap om arrangemangets storlek, inte heller om den seriösa bakgrund som är grunden till hundutställningar. Om tidningen själv gör ett reportage blir det gärna "putte-nuttiga" reportage från utställningen. En lösning kan vara att själva förse pressen med det material vi vill ge allmänheten.
Pressreleaser
Ett enkelt sätt att styra pressen är att försöka producera pressreleaserna så nära ett färdigt material som möjligt. Skriv kort och på det sätt som en artikel skulle kunna se ut i tidningen eller som du skulle vilja att den lästes upp i radio. Gör gärna en intervju med dig själv, typ "det är årets största hundarrangemang i länet, berättade kennelklubbens pressansvarige Anders Andersson". Var noga med att ange: "För mer information kontakta ……" samt telefonnummer där pressansvarig alternativt ordföranden kan nås både dagarna innan utställningen och på utställningsplatsen.
Tänk på att en pressrelease måste se bra ut annars ökar risken för att tidningen inte publicerar den. Du kan enkelt göra din pressrelease professionell genom att använda någon av de olika publishing-program som finns. I Suzanne Fredrikssons bok "Att umgås med media" som finns i SKKs sortiment, kan man få tips om hur man utformar och skriver en bra release.
Skicka den första pressreleasen cirka fyra till sex veckor före utställningen. Syftet med den är att arrangemanget kommer in i planeringen på tidningen/radiostationen/TV-stationen. Sänd sedan en kopia eller en justerad och mer detaljerad utgåva av releasen veckan före utställningen.
Inbjudningarna/pressreleaserna kan skickas på olika sätt, med olika fördelar. Med vanlig post, som dock tar längre tid, kan du bifoga ytterligare material, t ex bilder, PM, rasfördelningar, fribiljetter etc. Med fax går informationen snabbare. Med e-post kan de flesta bilagor bifogas.
Veckan före helgens utställning är det dags att ge sig ut på besök eller ta telefonen till hjälp. Besök eller ring upp tidningen/radiostationen/TV-stationen. Presentera dig och försäkra dig om att de vet vilket stort arrangemang som kommer till orten under helgen, och hänvisa till tidigare utsända pressreleaser.
Affishering
Affischering sker på tillåtna platser och den kan genomföras i olika faser, dvs. man byter ut affischerna när det är dags att vända sig till en ny målgrupp.
Den första målgruppen man vill nå med affischeringen är utställarna. Det kan vara lämpligt att sätta upp affischerna ca tre veckor före anmälningstidens utgång, så att det finns gott om tid att rekvirera anmälningsblanketter för den som är intresserad.
Målgrupp nummer två är besökare. Vi vill marknadsföra hundsporten och ge våra besökare så mycket information som möjligt om vår verksamhet. Det kan vara lämpligt att sätta upp affischer riktade mot allmänheten ca två veckor före utställningen.
Lämpliga platser för affischering kan vara hundbutiker, veterinärkliniker, bibliotek, stallar, skolor, turistbyråer, de lokala brukshunds- och hundungdomsklubbarna, andra utställningar etc. Gör en lista på var affischering ska ske. Vissa platser måste förbokas, t ex annonspelare. Var noga med att ta bort alla affischer när de inte längre är aktuella.
Att annonsera med banderoller kan också ge bra effekt. Ta även kontakt med mässägare eller staden/kommunen och be att få utställningen annonserad på deras elektroniska informationstavlor.
Myndigheter, organisationer och sponsorer
Det är alltid bra att ha goda kontakter med myndigheter, politiker och organisationer. Glöm inte heller de företag som ställer upp och stödjer (sponsrar) din klubb. Bjud in dessa med ett "Välkommen till utställningen-brev", tillsammans med fribiljetter och eventuella parkeringsbiljetter. Här kan också en kopia av pressreleasen bifogas i informativt syfte.
Information till utställare / PM för utställningen
PM för utställningen skall produceras i god tid före utställningen. Så snart domarlistan är klar och auktorisationerna kontrollerade av SKK, kan distributionen starta. Förutom publicering i Hundsport, skickas PM till SKK, närliggande länsklubbar och ras- och specialklubbar inom området. Ett populärt ställe att söka information om utställningar är via internet – se till att er egen hemsida hela tiden är uppdaterad med en aktuell domarlista, gärna med en presentation av de utländska domarna.
Mer påkostade tryckta PM kan finansieras genom att klubben engagerar sponsorer eller säljer annonsutrymme i desamma. Förutom domarlistan efterfrågar många utställare praktisk information om t.ex. övernattningsmöjligheter som kan vara bra att ta med i PM.
Ett tips är att annonsera i andra utställningskataloger, ofta utan kostnad eller genom byte av annons i den egna katalogen.
Annonser i utställningskatalogen
Styrelsen beslutar om annonspriser. En policy kan vara att uppfödare och medlemmar får betala självkostnaden, medan kommersiella annonsörer får betala mer per sida. Priset för en annons bör naturligtvis överstiga kostnaden för att producera annonsen. Ett bra säljargument är att utställarna/besökarna sparar sina kataloger och läser dem från pärm till pärm hemma.
Annonserna kan också utnyttjas så att utrymme i katalogen lämnas mot att hederspriser eller foder skänks som priser, s k sponsorship/sponsoravtal. Glöm inte att upprätta ett skriftligt avtal med sponsorerna, där det klart och tydligt framgår vilka åtaganden de olika parterna har.
Undvik att sälja annonser om det blir så att ni får tomma sidor på grund av en annons.
Rapportera till kassören vilka annonser som sålts, och vilka villkor som avtalats för varje annonsör.
Information på utställningen
En informationsmonter är en viktig del av utställningen. Det är också viktigt att kunna ge allmänheten information om hur det går till på en utställning. Om vi med annonsering och press lockar de blivande utställarna och/eller hundägarna till utställningen, måste vi kunna ta hand om dem. Väl på utställningen bör det erbjudas information om våra olika hundraser, om olika klubbar och deras verksamhet samt om hur man köper hund. Vi ska också kunna lämna information till våra medlemmar och förse dem med t ex köpeavtal, anmälningsblanketter, registreringsblanketter, PM till andra utställningar och annan allmän information som kan vara aktuell.
Informationsmontern bör placeras på en central plats på utställningen, t ex tillsammans med priser och plaketter eller sekretariat. Lämpligen bemannas denna av pressansvarig tillsammans med ytterligare personer ur styrelsen. Tänk på att de som bemannar informationen är klubbens representanter och hur viktigt det är att besökare, presumtiva medlemmar, hundägare och naturligtvis våra gamla medlemmar, bemöts på ett sakligt och trevligt sätt.
På utställningen kan pressansvarig finnas vid informationen, eller vara tillgänglig inom området via mobiltelefon/komradio. Oavsett när tidningarnas representanter kommer, ska en pressansvarig gå att nå. Det är viktigt att ta sig tid med journalisterna, ta dem runt utställningen och svara på deras frågor. Bjud gärna på något ätbart, men framför allt - bjud på er själva.
Följande kan vara bra att "ha till hands" för pressansvarig under utställningen:
- Tidigare utsänd pressinfo
- Information om domare
- PM och ringfördelning (antal hundar)
- Klubbens "aktivitetsblad"
- Katalog
- Information om tillbehörsmässa
- Karta/skiss över ringar/utställningsområdet
- Eventuella lunch-/ kaffebiljetter
- Antal besökare (ca)
- Presentationsmaterial av t ex kennelkonsulenter
Tänk på att pressansvarig inte bör ha några andra uppgifter från och med utställningens andra eftermiddag, än att serva pressen i slutfasen av utställningen. Era insatser kan vara skillnaden mellan att endast knapphändiga resultat rapporteras, jämfört med en mer fyllig rapport med komplett resultatlista.
Information efter utställningen
Så snart finaltävlingarna är klara ska grupp- och BIS-listor distribueras till den lokala pressen, lämpligen via e-mail eller fax. Tänk på att listorna till pressen ska vara lättförståeliga. Markera gärna de hundar/ägare i listorna som har lokal anknytning, det brukar ge gensvar i lokal press.
Till de tidningar som inte bevakar utställningen kan ni själva skriva ett reportage och skicka med bild på t ex BIS-vinnaren. Mycket av reportaget kan skrivas i förväg och kompletteras med resultaten så snart de är klara. Glöm inte att skicka reportaget till den/de lokala radio-/TV-stationerna.
Lägg ut reportage och resultaten på klubbens hemsida om sådan finns. Tänk på att vara snabbt ute med informationen – nyheter är färskvara och nästa helg är det en ny utställning!
Länsklubbar resultatredovisar BIS- och Gruppfinaler på särskilt webformuler för publicering på respektive hemsida redan kvällen efter utställningen eller så snart som möjligt.
Vad pressinformation bör innehålla
Innehåll 4-6 veckor före utställning
- HUNDUTSTÄLLNING (eventuella ras/raser)
- Tidpunkt
- Plats
- Beskriv evenemanget och ge en tillbakablick på verksamheten
- Eventuella övriga aktiviteter och/eller uppvisningar
- Motivera/väck intresse
- Arrangör och medarrangörer
- Kontaktperson (Obs! Telefonnummer och e-mail, träffas säkrast...)
- Medsänd gärna lämpligt bildmaterial
- Eventuellt medsändes "bilagor" (broschyrer, dekaler, affischer, logotyp etc.)
Innehåll 1 vecka före utställning
- HUNDUTSTÄLLNING
- Antal hundar/raser
- Eventuella exempel på udda raser (domare)
- Tidpunkt + plats med vägbeskrivning
- Beskriv evenemanget (+ eventuella övriga aktiviteter)
- Arrangör
- Kontaktperson (Obs! Telefonnummer och e-mail, träffas säkrast...)
- Medsänd om möjligt passande bildmaterial
- Medsänd fribiljetter + eventuella P-biljetter + PM/ringfördelning
Bilagor Press och info